Decidiste que tu empresa necesita un CRM personalizado. Ahora la pregunta es: que incluye exactamente, cuanto toma implementarlo y como empezar? Este articulo detalla paso a paso el proceso completo de contratacion e implementacion de un CRM personalizado en Ecuador, desde la primera reunion hasta el dia que tu equipo lo usa en produccion.
Que incluye un CRM personalizado
| Modulo | Que hace | Incluido |
|---|---|---|
| Pipeline de ventas | Etapas personalizadas, arrastrar y soltar, filtros por vendedor/producto/fecha | Si |
| Gestion de contactos | Base de datos centralizada, historial completo, campos personalizados | Si |
| Automatizaciones | Workflows de seguimiento, asignacion de leads, alertas de inactividad | Si |
| WhatsApp Business | Envio y recepcion de mensajes, historial en la ficha del cliente | Si |
| Facturacion SRI | Factura electronica, nota de credito, retencion, RIDE, XML | Si |
| Cotizaciones | Generacion de cotizaciones PDF desde el CRM, tracking de apertura | Si |
| Reportes y dashboards | Metricas de ventas, conversion, productividad por vendedor, ingresos | Si |
| Usuarios ilimitados | Sin costo adicional por usuario, roles y permisos configurables | Si |
| Soporte + actualizaciones | WhatsApp, llamada, actualizaciones del sistema incluidas | Si |
Proceso de implementacion paso a paso
Semana 1-2: Levantamiento y diseno
- Reunion de levantamiento: analizamos tu proceso de ventas actual, identificamos cuellos de botella, definimos las etapas del pipeline y los campos que necesitas
- Definicion de integraciones: WhatsApp Business API, facturacion SRI, email, calendario, formularios web
- Diseno del CRM: wireframes del pipeline, fichas de contacto, dashboards y reportes personalizados
- Aprobacion: presentamos el diseno para tu revision y aprobacion antes de empezar el desarrollo
Semana 3-5: Desarrollo y configuracion
- Desarrollo del CRM: construccion de los modulos segun el diseno aprobado
- Integraciones: conexion con WhatsApp Business API, sistema SRI, email corporativo
- Migracion de datos: importacion de contactos, oportunidades e historial desde Excel, otro CRM o sistema actual
- Pruebas internas: verificacion de funciones, automatizaciones, facturacion, reportes
Semana 6-7: Capacitacion y pruebas
- Capacitacion del equipo: sesiones presenciales o virtuales con todo el equipo de ventas
- Pruebas con datos reales: el equipo usa el CRM con oportunidades reales en ambiente de prueba
- Ajustes: modificaciones basadas en el feedback del equipo
Semana 8: Lanzamiento y soporte
- Go-live: el CRM entra en produccion con datos reales
- Soporte intensivo: acompanamiento diario durante la primera semana de uso
- Optimizacion: ajustes finales basados en el uso real del equipo
Cronograma tipico de implementacion
| Fase | Duracion | Entregable |
|---|---|---|
| Levantamiento | 1-2 semanas | Documento de requerimientos + diseno aprobado |
| Desarrollo | 2-3 semanas | CRM funcional con integraciones y datos migrados |
| Capacitacion | 1-2 semanas | Equipo entrenado + pruebas con datos reales |
| Lanzamiento | 1 semana | CRM en produccion + soporte intensivo |
Total: 4-8 semanas dependiendo de la complejidad (integraciones, volumen de datos, modulos especiales).
Planes y precios
| Plan | Precio/mes | Implementacion | Descuento |
|---|---|---|---|
| Mensual | Desde $290 | Desde $290 | – |
| Semestral | Desde $261 | Incluida | 10% |
| Anual | Desde $232 | Incluida | 20% |
Todos los planes incluyen usuarios ilimitados, facturacion SRI, WhatsApp, automatizaciones, reportes, soporte y actualizaciones. Precios excluyen IVA (15%).
Como empezar
- Agenda una llamada o escribe por WhatsApp: cuantanos que hace tu empresa, cuantas personas venden y que sistema usas hoy
- Recibe una demo personalizada: te mostramos como funcionaria el CRM con tu proceso de ventas real
- Aprueba el diseno: revisamos juntos el pipeline, los campos, las automatizaciones y las integraciones
- Empieza la implementacion: en 4-8 semanas tu equipo esta usando el CRM en produccion
Preguntas frecuentes
Necesito tener claro mi proceso de ventas antes de empezar?
No. El levantamiento incluye el analisis de tu proceso actual. Muchas empresas descubren sus cuellos de botella durante esta fase. Nosotros te ayudamos a definir las etapas, los campos y los flujos basados en tu realidad operativa.
Puedo ver una demo antes de contratar?
Si. La demo es gratuita y personalizada. Te mostramos como funcionaria el CRM con tu proceso de ventas real, no una presentacion generica. La demo dura 30-45 minutos y puedes hacer todas las preguntas que necesites.
Que pasa si quiero agregar funciones despues del lanzamiento?
Las funciones adicionales se desarrollan e integran al CRM existente. Si estan dentro del alcance del plan, no tienen costo extra. Funcionalidades especiales (integraciones con ERPs, modulos a medida) se cotizan por separado.
Hay contrato de permanencia?
El plan mensual no tiene contrato de permanencia: puedes cancelar en cualquier momento. Los planes semestral y anual tienen compromiso por el periodo contratado a cambio del descuento (10% y 20% respectivamente).
Que pasa con mis datos si cancelo?
Tus datos son tuyos. Al cancelar, recibes una exportacion completa de todos tus contactos, oportunidades, facturas e historial. Con un CRM personalizado, tambien tienes acceso al codigo fuente si lo necesitas.
Atienden fuera de Quito?
Si. El levantamiento, la implementacion y la capacitacion se pueden hacer de forma virtual. Atendemos empresas en todo Ecuador: Quito, Guayaquil, Cuenca, Ambato, y cualquier ciudad con acceso a internet.
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Fuentes y referencias
- HubSpot — CRM Implementation Guide
- Salesforce — CRM Implementation
- SRI Ecuador — Facturacion electronica
- WhatsApp — Business API
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