Contratar el desarrollo de un DMS (Dealer Management System) para tu concesionario o taller automotriz es una inversion que impacta directamente en ventas, postventa y rentabilidad. Un buen sistema conecta inventario, CRM, taller, repuestos y facturacion en un flujo sin doble digitacion. Un mal sistema fragmenta tu operacion y genera mas problemas de los que resuelve.
Que debe incluir un DMS automotriz
| Modulo | Que hace | Prioridad |
|---|---|---|
| Inventario de vehiculos | Stock de nuevos y usados con VIN, fotos, especificaciones, estado y ubicacion | Critico |
| CRM automotriz | Leads, pipeline de ventas, cotizador, seguimiento y metricas de conversion | Critico |
| Facturacion SRI | Facturas electronicas con VIN, notas de credito, retenciones | Critico |
| Taller de servicio | Ordenes de trabajo, asignacion de tecnicos, tiempos, historial por VIN | Alto |
| Repuestos | Inventario con compatibilidad por marca/modelo, alertas y costos | Alto |
| Financiamiento | Simulador con tasas locales, seguimiento de aprobaciones | Medio |
| Vehiculos usados | Avaluo, acondicionamiento, pricing, publicacion en portales | Medio |
| Dashboard BI | KPIs de ventas, taller, inventario y rentabilidad | Medio |
Criterios para evaluar proveedores
- Experiencia automotriz: el proveedor debe entender el flujo de un concesionario: desde el lead hasta la postventa. Pide demos de proyectos similares
- Facturacion SRI con VIN: la factura de un vehiculo requiere datos especificos que no todos los sistemas manejan
- Inventario por VIN: cada vehiculo es unico. El sistema debe manejar VIN, no SKUs genericos
- Taller integrado: si vendes y das servicio, ambos deben estar conectados. Un cliente de taller puede comprar un vehiculo nuevo
- Propiedad del codigo: exige que el codigo fuente sea de tu empresa
- Entregas incrementales: debes ver avances cada 2-3 semanas, no esperar 6 meses
- Migracion de datos: si tienes historial de clientes, vehiculos o servicios, la migracion debe estar incluida
- Capacitacion por rol: vendedores, asesores de servicio, tecnicos, bodegueros y gerencia tienen necesidades diferentes
Preguntas que debes hacer
- El sistema maneja vehiculos por VIN unico, no como productos de inventario generico?
- La factura SRI incluye datos vehiculares (VIN, placa, marca, modelo, ano)?
- El CRM tiene pipeline automotriz con test drive y financiamiento?
- El taller se conecta con el inventario de repuestos?
- Puedo publicar mi inventario en portales como PatioTuerca automaticamente?
- Cuantos usuarios/vendedores puedo agregar sin costo adicional?
- El codigo fuente me pertenece?
- Donde se alojan los datos?
- Que pasa si necesito agregar sucursales despues?
Banderas rojas
- Cobran por usuario: con vendedores, asesores, tecnicos y administracion, el costo mensual se dispara
- No hacen diagnostico presencial: un DMS automotriz requiere entender TU operacion, no aplicar una plantilla
- No integran taller con ventas: si el taller y las ventas son sistemas separados, pierdes la vision integral del cliente
- Plazo mayor a 6 meses: un DMS basico debe entregarse en 8-10 semanas. Mas de 6 meses indica problemas
- Sin soporte post-lanzamiento: un DMS necesita mantenimiento continuo: actualizaciones SRI, nuevos modelos, mejoras
Proceso de contratacion
| Paso | Actividad | Duracion |
|---|---|---|
| 1 | Diagnostico presencial en tu concesionario o taller | 1-2 dias |
| 2 | Propuesta con alcance, cronograma y presupuesto cerrado | 3-5 dias |
| 3 | Desarrollo con entregas cada 2-3 semanas | 8-22 semanas |
| 4 | Migracion de datos + testing con usuarios reales | 1-2 semanas |
| 5 | Lanzamiento + capacitacion + acompanamiento | 1-2 semanas |
Precios de referencia
| Plan | Inversion + IVA 15% | Plazo |
|---|---|---|
| Ventas (Inventario + CRM + Cotizaciones + SRI) | Desde $6,000 | 8-10 sem |
| Ventas + Postventa (+ Taller + Repuestos) | Desde $10,000 | 12-16 sem |
| DMS Completo (+ Financiamiento + Usados + BI) | Desde $16,000 | 16-22 sem |
Mantenimiento: desde $250/mes. Incluye actualizaciones SRI, soporte, mejoras menores. Descuentos: 10% semestral, 20% anual. Todos + IVA 15%.
Preguntas frecuentes
El diagnostico tiene costo?
No. El diagnostico inicial es gratuito y sin compromiso. Visitamos tu concesionario, analizamos tu operacion y te presentamos una propuesta con alcance y presupuesto.
Puedo empezar solo con ventas y agregar taller despues?
Si. El sistema se disena modular. Empiezas con inventario, CRM y facturacion, y cuando quieras agregas taller, repuestos y financiamiento sin rehacer nada.
Funciona para multiples sucursales?
Si. El sistema soporta multiples puntos de venta con inventario independiente, facturacion por sucursal y dashboard consolidado.
Puedo migrar datos de mi sistema actual?
Si. Migramos clientes, vehiculos, historial de servicio y facturacion desde Excel o sistemas anteriores. La migracion esta incluida en el proyecto.
El presupuesto puede cambiar?
El presupuesto es cerrado para el alcance acordado. Si durante el proyecto agregas modulos nuevos, se cotizan aparte antes de desarrollar. Sin sorpresas.
Que pasa si la marca me exige un DMS especifico?
Algunas marcas exigen DMS especificos para reportes de fabrica. Un sistema personalizado puede integrarse con esos requisitos exportando datos en el formato que la marca requiere.
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Fuentes y referencias
- AEADE — Asociacion de Empresas Automotrices del Ecuador
- SRI Ecuador — Facturacion Electronica
- ANT Ecuador — Matriculacion y Registro Vehicular
- Superintendencia de Companias — Regulacion Empresarial
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