Una distribuidora de agroinsumos maneja cientos o miles de productos con fechas de caducidad, lotes, registros de Agrocalidad, precios por volumen y clientes que compran a credito. Sin un sistema de control de inventario, pierdes producto por vencimiento, vendes a precios incorrectos, no sabes que tienes en bodega y no puedes rastrear que lote vendiste a que cliente. Un sistema de inventario especializado resuelve todo eso.
Desafios de inventario en agroinsumos
- Productos con caducidad: fertilizantes, agroquimicos y biologicos tienen fechas de vencimiento que debes controlar estrictamente
- Lotes y trazabilidad: cada producto tiene numero de lote del fabricante que debe registrarse para trazabilidad
- Registro sanitario: muchos productos requieren registro de Agrocalidad vigente para su comercializacion
- Precios variables: precios por volumen, descuentos por cliente, precios especiales por temporada
- Credito a clientes: muchos agricultores compran a credito y pagan despues de la cosecha
- Multiples bodegas: bodega central, sucursales, bodega de transito, devoluciones
- Productos peligrosos: clasificacion toxicologica, hojas de seguridad, restricciones de almacenamiento
Modulos de un sistema de inventario para agroinsumos
| Modulo | Funcionalidades |
|---|---|
| Catalogo de productos | Nombre comercial, principio activo, presentacion, fabricante, registro Agrocalidad, clasificacion toxicologica |
| Control de lotes | Numero de lote, fecha de fabricacion, fecha de caducidad, proveedor, cantidad recibida |
| Stock en tiempo real | Existencias por producto, lote y bodega con alertas de stock minimo y maximo |
| Alertas de vencimiento | Notificaciones automaticas 30, 60 y 90 dias antes del vencimiento con lista de producto por vencer |
| Compras | Ordenes de compra, recepcion de mercaderia, verificacion de lotes, costos de adquisicion |
| Ventas | Facturacion, notas de venta, despacho con trazabilidad de lote, precios por cliente y volumen |
| Credito y cobranza | Limites de credito por cliente, estado de cuenta, vencimientos, alertas de mora |
| Multibodega | Transferencias entre bodegas, stock por ubicacion, despacho desde la bodega mas cercana |
| Reportes | Rotacion de inventario, productos mas vendidos, margen por producto, cartera por cobrar, vencimientos |
Control FEFO: primero en vencer, primero en salir
A diferencia del FIFO (primero en entrar, primero en salir), el sistema FEFO prioriza la salida de productos por fecha de vencimiento. Cuando un vendedor genera una venta, el sistema automaticamente selecciona el lote que vence primero, reduciendo perdidas por caducidad.
- El vendedor no necesita saber que lote elegir: el sistema lo hace automaticamente
- El despachador recibe la orden con el numero de lote y ubicacion exacta en bodega
- Si un producto esta proximo a vencer, el sistema alerta para aplicar descuentos o promociones
Trazabilidad de lotes
La trazabilidad en agroinsumos es critica por seguridad y regulacion:
- Hacia atras: si un agricultor reporta un problema con un producto, puedes identificar el lote, el proveedor y todos los clientes que compraron ese mismo lote
- Hacia adelante: si un fabricante emite un retiro de producto, puedes identificar a todos los clientes que compraron ese lote especifico
- Agrocalidad: si la autoridad solicita informacion sobre un producto, tienes todos los registros digitales disponibles en minutos
Integracion con facturacion SRI
El sistema genera comprobantes electronicos directamente desde la venta:
- Facturas electronicas con detalle de productos, lotes y cantidades
- Notas de credito para devoluciones
- Guias de remision para transferencias entre bodegas
- Liquidaciones de compra para proveedores informales
- Retenciones automaticas segun el tipo de contribuyente
Precios de implementacion
| Plan | Incluye | Inversion + IVA 15% |
|---|---|---|
| Basico | Catalogo + Stock + Lotes + Ventas + Facturacion SRI | Desde $4,000 |
| Profesional | Basico + Compras + Credito + Multibodega + Alertas vencimiento | Desde $7,000 |
| Enterprise | Profesional + E-commerce B2B + App vendedores + Dashboard BI + Contabilidad | Desde $12,000 |
Descuentos: 10% en contrato semestral de mantenimiento, 20% en contrato anual. Todos los precios + IVA 15%.
Preguntas frecuentes
Cuantos productos puede manejar el sistema?
Sin limite. El sistema esta disenado para manejar desde 200 hasta 10,000+ SKUs con sus respectivos lotes, precios y ubicaciones en bodega.
Funciona con lectores de codigos de barras?
Si. Compatible con lectores de codigos de barras USB, Bluetooth y la camara del celular. Puedes escanear el codigo del producto para agilizar ventas, recepciones e inventarios fisicos.
Se puede usar en varias sucursales?
Si. El modulo multibodega permite gestionar inventario independiente por sucursal con transferencias entre ellas. Cada sucursal tiene sus propios precios, stock y facturacion si lo necesitas.
Puedo controlar credito de clientes agricolas?
Si. Configuras limites de credito por cliente, plazos de pago, alertas de vencimiento de cuotas y bloqueo automatico de ventas cuando el cliente excede su limite o tiene facturas vencidas.
Se integra con mi sistema contable?
Si. Las ventas, compras, creditos y movimientos de inventario se integran con tu sistema contable para eliminar la doble digitacion.
Cuanto tiempo toma la implementacion?
Entre 6 y 12 semanas dependiendo del plan. Incluye migracion de tu catalogo de productos actual, configuracion de lotes, capacitacion al equipo de ventas y bodega.
Control total de tu inventario de agroinsumos
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Fuentes y referencias
- Agrocalidad Ecuador — Registro y Control de Insumos Agropecuarios
- SRI Ecuador — Facturacion Electronica
- FAO — Registro y Control de Plaguicidas
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