Una distribuidora agricola maneja cientos de productos, decenas de clientes con credito, rutas de entrega a zonas rurales y facturacion electronica obligatoria. Sin un sistema que conecte facturacion con logistica, tu equipo pierde tiempo buscando facturas, los despachos salen incompletos y la cobranza se vuelve un caos. Un sistema integrado conecta la venta con el despacho y la cobranza en un solo flujo.
Problemas comunes sin sistema integrado
- Facturacion manual: la factura se genera en un lado, el despacho en otro, la cobranza en otro. Datos duplicados y errores
- Despachos incompletos: bodega no tiene el mismo pedido que ventas. Faltan productos o salen cantidades incorrectas
- Cobranza desordenada: no sabes cuanto debe cada cliente, que facturas estan vencidas ni quien ya pago
- Rutas ineficientes: los camiones salen sin ruta optimizada, recorren mas kilometros de los necesarios
- Sin trazabilidad de entrega: no sabes si el cliente recibio el pedido completo ni cuando
- Retenciones y notas de credito: se procesan fuera del sistema y no cuadran con la contabilidad
Como funciona un sistema integrado
| Paso | Proceso | Que hace el sistema |
|---|---|---|
| 1 | Pedido | El vendedor o cliente genera el pedido. El sistema verifica stock y credito |
| 2 | Facturacion | Genera factura electronica SRI automaticamente con los datos del pedido |
| 3 | Orden de despacho | Bodega recibe la orden con productos, cantidades, lotes y direccion de entrega |
| 4 | Guia de remision | Genera guia de remision electronica para el transporte |
| 5 | Despacho | El despachador confirma la salida con detalle de lotes. El inventario se actualiza |
| 6 | Entrega | El transportista confirma entrega con firma digital o foto. El cliente es notificado |
| 7 | Cobranza | El sistema registra el pago y actualiza el saldo del cliente. Alertas de vencimiento |
Modulos del sistema
- Facturacion SRI: facturas, notas de credito, notas de debito, retenciones, liquidaciones de compra, guias de remision
- Ventas: pedidos, cotizaciones, precios por cliente, descuentos por volumen, historial de compras
- Inventario: stock por producto, lote y bodega, alertas de minimo, control de vencimiento FEFO
- Credito y cobranza: limites de credito, estado de cuenta, facturas vencidas, alertas de mora, reportes de cartera
- Logistica: rutas de entrega, asignacion de vehiculos, confirmacion de entrega, seguimiento GPS
- Compras: ordenes de compra a proveedores, recepcion de mercaderia, verificacion de lotes
- Contabilidad: integracion con tu sistema contable o modulo contable propio
- Reportes: ventas, margenes, cartera, rotacion de inventario, clientes mas rentables
Facturacion electronica SRI integrada
El sistema genera todos los comprobantes electronicos directamente desde el flujo de venta:
| Comprobante | Cuando se genera |
|---|---|
| Factura | Al confirmar la venta. Se envia automaticamente al SRI y al correo del cliente |
| Nota de credito | Al procesar una devolucion parcial o total |
| Guia de remision | Al despachar mercaderia para entrega o transferencia entre bodegas |
| Retencion | Al registrar facturas de proveedores, calculo automatico segun tipo de contribuyente |
| Liquidacion de compra | Al comprar a proveedores informales o productores directos |
Logistica de entrega
- Planificacion de rutas: agrupa entregas por zona geografica para optimizar recorridos
- Asignacion de vehiculos: asigna pedidos al camion segun capacidad, zona y prioridad
- Hoja de ruta: el chofer recibe la lista de entregas del dia con direcciones y detalle de productos
- Confirmacion de entrega: el chofer confirma cada entrega con firma digital, foto o GPS
- Seguimiento en tiempo real: el administrador ve la ubicacion del camion y el estado de cada entrega
- Devoluciones: si el cliente rechaza producto, se registra en el momento con motivo y se procesa la nota de credito
Precios de implementacion
| Plan | Incluye | Inversion + IVA 15% |
|---|---|---|
| Facturacion + Ventas | Facturacion SRI + ventas + inventario basico + credito | Desde $4,500 |
| Facturacion + Logistica | Facturacion + inventario + logistica + rutas + confirmacion entrega | Desde $8,000 |
| ERP Distribuidora completo | Todo + compras + contabilidad + e-commerce B2B + dashboard BI | Desde $14,000 |
Descuentos: 10% en contrato semestral, 20% en contrato anual. Todos los precios + IVA 15%.
Preguntas frecuentes
El sistema cumple con la normativa SRI actual?
Si. El sistema genera comprobantes electronicos en el formato XML vigente del SRI, los firma digitalmente y los envia automaticamente. Se actualiza cada vez que el SRI modifica los requisitos.
Puedo facturar desde el celular?
Si. El vendedor en ruta puede generar facturas desde la app movil. La factura se emite al SRI en tiempo real y el cliente la recibe en su correo inmediatamente.
Se integra con mi sistema contable actual?
Si. Integramos con los principales sistemas contables usados en Ecuador. Las facturas, retenciones y movimientos de inventario se sincronizan automaticamente.
Puedo tener varias bodegas y sucursales?
Si. El sistema maneja multiples bodegas con transferencias entre ellas, stock independiente y facturacion por punto de venta. Cada sucursal puede tener su propio esquema de precios.
Como manejo las devoluciones?
El chofer registra la devolucion en la app con motivo y foto. El sistema genera la nota de credito automaticamente y actualiza el inventario y el saldo del cliente.
Cuanto toma implementar?
Facturacion + ventas: 6-8 semanas. Con logistica: 10-12 semanas. ERP completo: 14-18 semanas. Incluye migracion de datos, capacitacion y acompanamiento.
Facturacion + logistica en un solo sistema
De la venta al despacho sin doble digitacion. Facturacion SRI, rutas optimizadas y cobranza automatica.
Blue Nova Consulting · +593 96 949 8704 · proyectos@bluenova.com.ec
Fuentes y referencias
- SRI Ecuador — Facturacion Electronica y Comprobantes
- Agrocalidad — Regulacion de Insumos Agropecuarios
- Superintendencia de Companias — Obligaciones Tributarias
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