La facturacion y la nomina son los dos procesos administrativos mas complejos en una empresa de seguridad privada en Ecuador. La facturacion SRI exige comprobantes electronicos con formato XML especifico. La nomina requiere calcular horas extras diurnas, nocturnas, feriados, decimo tercero, decimo cuarto y fondos de reserva. Hacerlo manualmente con 50+ guardias es una receta para errores, multas y reclamos.
Facturacion electronica SRI
Toda empresa de seguridad privada en Ecuador esta obligada a emitir comprobantes electronicos. Un sistema integrado genera estos comprobantes directamente desde el flujo operativo:
| Comprobante | Cuando se genera |
|---|---|
| Factura | Al facturar el servicio de seguridad al cliente. Se calcula segun horas de servicio prestadas por puesto |
| Nota de credito | Al anular parcial o totalmente una factura por ajuste de servicio |
| Retencion | Al registrar facturas de proveedores, calculo automatico segun tipo de contribuyente |
| Liquidacion de compra | Al comprar servicios a proveedores informales |
| Guia de remision | Al trasladar equipos, uniformes o armas entre puestos |
Como se factura el servicio de seguridad
- Por horas de servicio: el sistema calcula las horas reales prestadas por puesto segun los registros de asistencia
- Por tarifa fija: precio mensual por puesto, independiente de horas (la factura se genera automaticamente cada periodo)
- Por tarifa mixta: tarifa base + recargo por horas extras, feriados o servicios adicionales
- Multi-puesto: clientes con varios puestos reciben una sola factura consolidada o facturas separadas por puesto
Nomina de guardias segun legislacion ecuatoriana
El calculo de nomina de una empresa de seguridad es mas complejo que el de otras industrias porque los guardias trabajan en turnos rotativos, nocturnos y feriados. El sistema calcula automaticamente:
| Concepto | Calculo |
|---|---|
| Sueldo base | Salario mensual segun contrato. Minimo $460 (SBU 2026) |
| Horas extras diurnas (25%) | Horas suplementarias de 06:00 a 24:00 = valor hora x 1.25 |
| Horas extras nocturnas (50%) | Horas suplementarias de 24:00 a 06:00 = valor hora x 1.50 |
| Horas extraordinarias (100%) | Sabados, domingos y feriados = valor hora x 2.00 |
| Recargo nocturno (25%) | Jornada regular de 19:00 a 06:00 = valor hora x 1.25 |
| Decimo tercero | Total ingresos del ano / 12. Pago hasta 24 de diciembre o mensualizado |
| Decimo cuarto | 1 SBU ($460). Pago hasta 15 de marzo (Sierra/Oriente) o 15 de agosto (Costa) |
| Fondos de reserva | 8.33% del sueldo mensual a partir del segundo ano |
| Aporte IESS patronal | 11.15% del sueldo + horas extras |
| Aporte IESS personal | 9.45% del sueldo + horas extras (descuento al guardia) |
Integracion facturacion + nomina + operacion
El verdadero valor de un sistema integrado es que la facturacion y la nomina se alimentan directamente de la operacion:
- Operacion → Nomina: las horas de check-in/check-out generan automaticamente el desglose de horas regulares, extras y nocturnas
- Operacion → Facturacion: las horas de servicio por puesto se convierten en facturas al cliente
- Nomina → Contabilidad: los roles de pago se integran con el sistema contable
- Facturacion → Cobranza: las facturas emitidas alimentan el modulo de cuentas por cobrar
- Cero doble digitacion: ningun dato se ingresa dos veces. Lo que registra el guardia llega hasta la factura y el rol de pago
Reportes financieros
- Rentabilidad por puesto: ingreso facturado vs costo de nomina + operacion por puesto
- Rentabilidad por cliente: margen neto por cliente incluyendo todos los costos
- Costo por guardia: costo total (sueldo + extras + beneficios + IESS) por guardia
- Proyeccion de nomina: estimacion del costo de nomina del proximo mes segun turnos planificados
- Cartera por cobrar: facturas emitidas, vencidas y cobradas con aging report
- Cumplimiento tributario: resumen de comprobantes emitidos para declaraciones SRI
Precios de implementacion
| Plan | Inversion + IVA 15% |
|---|---|
| Facturacion SRI + cobranza + reportes basicos | Desde $3,500 |
| Facturacion + nomina ecuatoriana + IESS | Desde $6,000 |
| Sistema completo (operacion + facturacion + nomina + BI) | Desde $13,000 |
Descuentos: 10% en contrato semestral, 20% en contrato anual. Sin costo por usuario ni por guardia. Todos + IVA 15%.
Preguntas frecuentes
El sistema genera el XML para el SRI automaticamente?
Si. El sistema genera el XML en el formato vigente del SRI, lo firma digitalmente con tu certificado electronico y lo envia. Recibes la autorizacion del SRI y el comprobante se envia al cliente por correo.
Puedo importar mi historial de nomina?
Si. Migramos el historial de nomina desde Excel u otro sistema para mantener continuidad en decimos, fondos de reserva y vacaciones.
Se integra con mi sistema contable?
Si. Exportamos asientos contables en formatos compatibles con los principales sistemas contables usados en Ecuador. La integracion automatica esta disponible como modulo adicional.
El sistema calcula las vacaciones?
Si. Calcula dias de vacaciones acumulados por guardia, considerando tiempo de servicio. Registra vacaciones tomadas y saldo pendiente. A partir del quinto ano, agrega el dia adicional por ano.
Puedo generar el archivo para pago por transferencia bancaria?
Si. El sistema genera archivos de pago en los formatos aceptados por los principales bancos ecuatorianos para pagos masivos a empleados.
Que pasa cuando el SRI cambia el formato de los comprobantes?
El plan de mantenimiento incluye actualizaciones tributarias. Cuando el SRI modifica requisitos, actualizamos el sistema sin costo adicional.
Facturacion SRI + nomina en un solo sistema
De la asistencia del guardia a la factura del cliente y el rol de pago. Sin doble digitacion.
Blue Nova Consulting · +593 96 949 8704 · proyectos@bluenova.com.ec
Fuentes y referencias
- SRI Ecuador — Facturacion Electronica y Comprobantes
- Ministerio del Trabajo Ecuador — Codigo del Trabajo, Jornadas y Remuneraciones
- IESS Ecuador — Aportes Patronales y Personales
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