Un sistema de gestion para concesionarios automotrices centraliza toda la operacion del negocio en una sola plataforma: inventario de vehiculos, cotizaciones, ventas, financiamiento, taller de servicio, repuestos, CRM y facturacion SRI. Sin ese sistema, cada departamento trabaja con sus propias hojas de Excel, la informacion no fluye entre areas y los clientes se pierden entre el vendedor, el taller y la caja.
Que es un DMS (Dealer Management System)
Es el sistema central de un concesionario. DMS significa Dealer Management System y es la plataforma que conecta ventas, postventa, inventario, contabilidad y CRM. En Ecuador, los DMS genericos internacionales no incluyen facturacion SRI ni las particularidades del mercado local, lo que obliga a usar sistemas paralelos.
Problemas que resuelve
| Problema | Como lo resuelve el sistema |
|---|---|
| Inventario desactualizado | Stock de vehiculos nuevos y usados en tiempo real, con fotos, especificaciones, ubicacion y estado |
| Cotizaciones manuales | Generador de cotizaciones con precios, descuentos, planes de financiamiento y comparativas |
| Clientes que se pierden | CRM automotriz con pipeline de ventas, seguimiento automatico y alertas de seguimiento |
| Taller desconectado de ventas | Ordenes de trabajo, historial de servicio por vehiculo, programacion de citas y repuestos |
| Repuestos sin control | Inventario de repuestos con alertas de minimo, compatibilidad por modelo y pedidos a proveedor |
| Facturacion manual | Facturacion SRI electronica para vehiculos, repuestos y servicios de taller |
| Sin datos para decidir | Dashboard con ventas, rotacion de inventario, ocupacion de taller y rentabilidad |
| Vehiculos usados sin trazabilidad | Historial completo del vehiculo: propietarios, servicios, reparaciones, garantias |
Modulos del sistema
- Inventario de vehiculos: nuevos y usados con ficha tecnica, fotos, precio, estado, ubicacion en patio y dias en stock
- CRM automotriz: leads, prospectos, pipeline de ventas, historial de interacciones, recordatorios y seguimiento automatico
- Cotizaciones: generador de cotizaciones con precios, descuentos, planes de financiamiento, trade-in y comparativas
- Ventas: proceso de venta completo: reserva, documentacion, financiamiento, facturacion, matriculacion, entrega
- Financiamiento: simulador de credito, integracion con financieras, seguimiento de aprobaciones
- Vehiculos usados: avaluo, acondicionamiento, pricing, publicacion en portales y consignacion
- Taller de servicio: ordenes de trabajo, asignacion de tecnicos, tiempos, repuestos, historial por vehiculo
- Repuestos: inventario con compatibilidad por modelo, alertas de minimo, pedidos y precios por cliente
- Facturacion SRI: facturas, notas de credito, retenciones y guias de remision electronicas
- Dashboard: ventas por vendedor, rotacion de inventario, ocupacion de taller, margen por operacion
Flujo de venta de un vehiculo
| Paso | Proceso | Que hace el sistema |
|---|---|---|
| 1 | Lead | El prospecto llega (web, redes, showroom). El CRM lo registra y asigna a un vendedor |
| 2 | Cotizacion | El vendedor genera cotizacion con precio, descuento, financiamiento y trade-in |
| 3 | Negociacion | El CRM registra cada interaccion y programa seguimientos automaticos |
| 4 | Reserva | El vehiculo se reserva en el inventario. Nadie mas puede cotizarlo como disponible |
| 5 | Financiamiento | Solicitud a financieras, seguimiento de aprobacion, documentacion digital |
| 6 | Facturacion | Factura electronica SRI con datos del vehiculo, VIN, placa y forma de pago |
| 7 | Entrega | Acta de entrega digital con firma, fotos y checklist de preparacion del vehiculo |
Precios de implementacion
| Plan | Modulos | Inversion + IVA 15% |
|---|---|---|
| Ventas | Inventario + CRM + Cotizaciones + Ventas + Facturacion SRI | Desde $6,000 |
| Ventas + Postventa | Ventas + Taller + Repuestos + Historial vehiculo | Desde $10,000 |
| DMS Completo | Todo + Financiamiento + Usados + Dashboard BI + Portal web | Desde $16,000 |
Descuentos: 10% en contrato semestral, 20% en contrato anual. Sin costo por usuario. Todos + IVA 15%.
Preguntas frecuentes
Es diferente a un CRM generico?
Si. Un CRM generico no tiene inventario de vehiculos, cotizaciones con financiamiento, taller de servicio ni historial por VIN. Un DMS automotriz esta disenado para el flujo completo del concesionario.
Funciona para concesionarios multimarca?
Si. El sistema maneja multiples marcas, modelos y lineas. Cada marca puede tener sus propios precios, descuentos y politicas comerciales.
Puedo publicar mi inventario en portales como PatioTuerca?
Si. El sistema puede exportar tu inventario a portales automotrices y tu sitio web automaticamente. Cuando vendes un vehiculo, se retira de los portales.
El taller y las ventas comparten informacion?
Si. El vendedor puede ver el historial de servicio del vehiculo en trade-in. El taller puede ver si el vehiculo esta en garantia. Todo conectado por VIN.
Se integra con mi sistema contable?
Si. Las facturas, notas de credito y movimientos de inventario se sincronizan con los principales sistemas contables usados en Ecuador.
Cuanto tarda la implementacion?
Ventas: 8-10 semanas. Ventas + Postventa: 12-16 semanas. DMS completo: 16-22 semanas. Incluye diagnostico, desarrollo, migracion, capacitacion y acompanamiento.
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Fuentes y referencias
- SRI Ecuador — Facturacion Electronica para Concesionarios
- AEADE — Asociacion de Empresas Automotrices del Ecuador
- ANT Ecuador — Matriculacion y Registro Vehicular
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